Privacyverklaring

Wie wij zijn

Het Nederlands Letterenfonds is het publieke fonds voor literatuur in het Nederlands, Fries, Papiaments en Nederlandse Gebarentaal. Het Letterenfonds is één van de zes door het Rijk gefinancierde cultuurfondsen. Het fonds draagt bij aan een belezen en creatieve samenleving waarin de rol van literatuur en van literaire makers wordt versterkt.

In opdracht van de minister van OCW is het Letterenfonds verantwoordelijk voor het bevorderen van de kwaliteit en diversiteit in de literatuur en de promotie in binnen- en buitenland. Het Letterenfonds verstrekt subsidies aan schrijvers, vertalers, uitgevers, tijdschriften en festivals en zet zich in voor een rijk en divers literair klimaat, met oog voor literair erfgoed en nieuwe ontwikkelingen in het boekenvak en de letterencultuur.

Voor deze doelstelling en voor de behandeling van subsidieaanvragen verwerkt het Letterenfonds persoonsgegevens. Degenen van wie het Letterenfonds persoonsgegevens verwerkt kunnen erop vertrouwen dat er zorgvuldig met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgaan. Of je nu een aanvrager, een geïnteresseerde volger, een relatie, vrijwilliger of bezoeker van de website bent. Jouw persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

Het Letterenfonds voldoet aan de nationale en Europese privacywet- en regelgeving. In deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Voor meer informatie over de regelgeving zie ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om de website en het gebruik ervan te optimaliseren maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij jouw bezoek aan onze website worden opgeslagen op het apparaat dat je gebruikt om de website te bezoeken, zoals een computer, laptop, tablet of smartphone. Je leest er meer over in onze cookieverklaring.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Wij raden je aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan jij herkenbaar bent, bijvoorbeeld hoe je heet, waar je woont of hoe je eruitziet. Denk bijvoorbeeld aan je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum maar ook een IP-adres of een cookie-identificatie.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De Stichting Nederlands Letterenfonds, statutair gevestigd aan de Nieuwe Prinsengracht 89, 1018 VR te Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Dit zijn de gegevens die wij van je vragen, ontvangen of die je zelf kunt toevoegen als je dat wilt:

Subsidieaanvragen en subsidiedossiers: wanneer een subsidie wordt aangevraagd of wanneer iemand bij een aanvraag betrokken is, verwerkt het fonds persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het ontvangen, beoordelen, behandelen en afronden van de aanvraag. Het gaat onder meer om naam- en contactgegevens, geboortedatum, (zo nodig) nationaliteit, bankrekeningnummer, beroeps- en publicatiegegevens, gegevens over de rol of functie binnen het project, gegevens uit een uittreksel van de Kamer van Koophandel (bij rechtspersonen), en informatie opgenomen in bijlagen zoals cv’s, projectdocumentatie, begrotingen en inhoudelijke toelichtingen. Ook worden gegevens verwerkt over de status en beoordeling van de aanvraag. In specifieke gevallen kan het noodzakelijk zijn dat het fonds een burgerservicenummer (BSN) verwerkt. Dit gebeurt uitsluitend wanneer en voor zover daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
Bezwaar, beroep en formele verzoeken: wanneer bezwaar of (hoger) beroep wordt ingesteld tegen een beschikking, of wanneer een formeel verzoek wordt ingediend (bijvoorbeeld op grond van de AVG of de Woo), verwerkt het fonds de persoonsgegevens die nodig zijn om dat verzoek te behandelen. Het gaat bijvoorbeeld om naam- en contactgegevens, dossierinformatie, de inhoud van het bezwaar- of beroepschrift en relevante correspondentie.
Adviseurs en commissies: voor de selectie, registratie en inzet van leden van de Raad van Advies, de selectiecommissie en de bezwaarcommissie verwerkt het fonds persoonsgegevens zoals naam- en contactgegevens, geboortedatum, IBAN, specialisme, nevenfuncties en gegevens die noodzakelijk zijn om belangenverstrengeling te voorkomen.
Financiële administratie: voor de financiële afwikkeling van subsidies, vergoedingen en declaraties verwerkt het fonds persoonsgegevens zoals naam, contactgegevens, bankrekeningnummer, beschikkingsnummer en waar wettelijk vereist fiscale gegevens.
Websites en publicaties: bij een bezoek aan de website kunnen technische gegevens worden verwerkt. Daarnaast publiceert het fonds in het kader van wettelijke transparantie- en verantwoordingsverplichtingen gegevens over gesubsidieerde projecten, zoals de naam aanvrager of instelling en het toegekende bedrag. Ook kunnen korte biografieën van adviseurs worden gepubliceerd.
Vertalingendatabase: het fonds beheert een openbare database van vertalingen van Nederlandstalige literatuur, met vermelding van naam en gepubliceerde werken van vertalers en auteurs.
Nieuwsbrieven: voor het toesturen van emailnieuwsbrieven verwerkt het fonds emailadres, de naam, de organisatie en de taalvoorkeur van aanmelders.
Onderzoek en evaluaties: het fonds kan onderzoek uitvoeren of laten uitvoeren om subsidieregelingen en werkprocessen te evalueren en te verbeteren. Hierbij wordt mogelijk naam, emailadres en telefoonnummer verwerkt. Dit onderzoek vindt plaats in het kader van de publieke taak van het fonds. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd verwerkt.
Sollicitaties: bij sollicitaties verwerkt het fonds persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werving en selectieprocedure, zoals naam, contactgegevens, cv, motivatie en overige informatie die door de sollicitant wordt verstrekt.

Op grond waarvan mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?

Stichting Nederlands Letterenfonds moet het gebruik van jouw persoonsgegevens kunnen baseren op wettelijke grondslagen.

Taak van algemeen belang/ uitoefening van openbaar gezag

De belangrijkste grondslag voor de verwerkingen door het Letterenfonds is dat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of ter uitvoering van openbaar gezag, zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 onder e AVG.

Het Letterenfonds is op grond van de Wet op het specifiek cultuurbeleid belast met het verstrekken van financiële bijdragen ten behoeve van cultuuruitingen op het gebied van de letteren. In het kader van deze wettelijke taak verwerkt het fonds persoonsgegevens die nodig zijn voor het ontvangen, beoordelen en afhandelen van subsidieaanvragen, het nemen van beschikkingen over toekenning of afwijzing, het uitbetalen en verantwoorden van subsidies, het behandelen van bezwaar en beroepsprocedures en het voldoen aan verantwoordings- en archiefverplichtingen. Voor deze verwerkingen is geen toestemming vereist. De verwerking vloeit rechtstreeks voort uit de wettelijke taak van het fonds.

Wettelijke verplichting

In sommige gevallen verwerkt het fonds persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting in de zin van artikel 6 lid 1 onder c AVG. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij verplichtingen op grond van fiscale wetgeving (zoals de Wet op de loonbelasting), socialezekerheidswetgeving of de Archiefwet.

Toestemming

Het fonds verwerkt persoonsgegevens op basis van toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG) alleen in situaties die geen verband houden met de uitvoering van de wettelijke subsidietaak. Dit betreft bijvoorbeeld het versturen van de digitale nieuwsbrief en de publicatie van foto’s en biografieën van medewerkers en adviseurs op de website. In deze gevallen kunt u de gegeven toestemming te allen tijde intrekken. Wanneer u de nieuwsbrief niet langer wenst te ontvangen, kunt u zich kosteloos uitschrijven via de link onderaan elke nieuwsbrief.

Gerechtvaardigd belang

Voor een beperkt aantal verwerkingen, zoals het registreren van activiteiten, residenties en manifestaties, baseert het fonds de verwerking op een gerechtvaardigd belang in de zin van artikel 6 lid 1 sub f AVG.

Nieuwsbrief en informatie

Veel interessante informatie is te vinden in onze nieuwsbrief. Wij proberen aan de hand van jouw profiel de inhoud van de nieuwsbrief zoveel als mogelijk af te stemmen op jouw interesses. Voor het versturen van de nieuwsbrief gebruiken wij, indien je hiervoor toestemming hebt gegeven, jouw voor- en achternaam, e-mailadres, organisatie en de voorkeurstaal (NL of ENG).

Wanneer je de nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen, dan kun je je kosteloos uitschrijvens middels de link die onderaan elke nieuwsbrief staat, de zogenaamde “opt-out”.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren je gegevens in ieder geval zolang je bent aangemeld voor de nieuwsbrief.

De kernstukken van subsidieaanvragen worden blijvend bewaard. Overige administratieve bescheiden die verband houden met subsidieaanvragen, zoals stukken betreffende de financiële afhandeling, worden zeven (7) jaar na afsluiting van het dossier bewaard. Voor subsidies die onder de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) of de de-minimisverordening vallen, geldt voor deze administratieve bescheiden een bewaartermijn van tien (10) jaar na afsluiting van het dossier. Na afloop van de wettelijk geldende overbrengingstermijn worden de kernstukken overeenkomstig de Archiefwet overgebracht naar het Nationaal Archief.

Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht of vanwege ons gerechtvaardigd belang. Zo verplicht fiscale wet- en regelgeving ons om bepaalde financiële gegevens 7 jaar lang te bewaren. Informatie over de afwikkeling van vragen of klachten wordt maximaal twee (2) jaar na afwikkeling daarvan bewaard. Klachten die betrekking hebben op de taakuitvoering met betrekking tot het openbaar gezag worden vijf (5) jaar bewaard. Voor documentatie betreffende WOO en/of AVG-verzoeken wordt een bewaartermijn van vijf (5) jaar gehanteerd. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden geven zonder jouw toestemming, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Er zijn een paar uitzonderingen.

Zo zijn een aantal partijen betrokken bij de werkzaamheden van het Letterenfonds en om die reden een rol spelen bij de verwerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan een andere overheidsinstantie (zoals het ministerie van OCW), de Belastingdienst, een toezichthouder of een samenwerkingspartner. Dit zijn de zogenaamde “verwerkers”. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin precies is omschreven welke persoonsgegevens voor welk doel mogen worden verwerkt. Voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de “betrokkenen”) geldt dat het Letterenfonds altijd het aanspreekpunt is als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.

Tot slot kan het zo zijn dat jij ons toestemming hebt gegeven jouw surfgedrag en voorkeuren te delen met derden. In dat geval is het mogelijk dat wij jou informatie geven of aanbiedingen doen als je de website van een derde partij bezoekt. Daarbij delen we geen andere persoonsgegevens dan jouw IP-adres.

Wat doen wij aan de beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij maken gebruik van systemen en standaarden om je persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.

Wil je jouw persoonsgegevens inzien, overdragen, veranderen of verwijderen?

Je hebt het als betrokkene de volgende rechten:

het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van je persoonsgegevens;
het recht om je persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)
het recht om je persoonsgegevens te wijzigen;
het recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd;
het recht om je gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer je je toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heb je niet altijd; er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn; en
het recht op beperking van de verwerking.

Als je jouw persoonsgegevens wilt laten aanpassen of verwijderen, dan kan je hierom verzoeken per e-mail naar privacy@letterenfonds.nl. Om te voorkomen dat derden gegevens over je zouden willen inzien en wij jouw identiteit kunnen bevestigen, dien je jouw aanvraag te vergezellen van een kopie van jouw geldig identiteitsbewijs.

Wij zullen verzoeken in verband met deze rechten binnen één maand afwikkelen, maar hebben het recht om die termijn naar 2 maanden te verlengen. Wanneer we dat doen, zullen we dat op tijd aan je laten weten. Realiseer je dat een verzoek niet altijd kan worden toegestaan. Mochten we een reden hebben om niet aan je verzoek te (kunnen) voldoen, zullen we je daarover uiteraard informeren.

Bezwaar tegen de verwerking en klachten over de wijze van verwerking

Je hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Voor het gebruik van cookies kan je dit zelf wijzigen (“toestemming intrekken”), zie hiervoor ook onze cookieverklaring. Voor overige verzoeken mag gemaild worden naar privacy@letterenfonds.nl.

Als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, helpen we je graag verder. Je kunt ons per mail bereiken of per post via Stichting Nederlands Letterenfonds, Nieuwe Prinsengracht 89, 1018 VR te Amsterdam.

In het geval dat we het niet eens worden, kun je een klacht indienen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming mevrouw mr. Els Doornhein (edoornhein@devos.nl) en/of bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je daarover meer informatie.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is van toepassing op deze website. Dus niet op websites, apps en/of (sociale) mediaplatforms van derden die naar onze website doorlinken of waarnaar wij op onze website verwijzen. Wij kunnen je niet garanderen dat deze andere websites, apps en/of platforms op een betrouwbare en veilige manier met jouw gegevens omgaan. We raden je daarom ook altijd aan om het daar toepasselijke privacybeleid goed door te nemen.

Functionaris Gegevensbescherming

Om de naleving van de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het beleid van de Autoriteit Persoonsgegevens zoveel mogelijk te garanderen, is door het Letterenfonds een externe Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld: mevrouw mr. Els Doornhein van De Vos & Partners Advocaten, Van Miereveldstraat 13, 1071 DW Amsterdam.

Mevrouw Doornhein is te bereiken via: edoornhein@devos.nl.

Wijzigingen

We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen omdat wij deze van tijd tot tijd aanpassen. Zo blijf je steeds op de hoogte van de meest actuele stand van zaken over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens gebruiken en beschermen.

Suggesties

Wij vertrouwen erop je met voorgaande informatie meer inzicht gegeven te hebben hoe wij omgaan met jouw gegevens. Jouw suggesties om de zorgvuldigheid te verbeteren, ontvangen we graag via privacy@letterenfonds.nl.

Laatste versie: 27 augustus 2026